Ya estás dado de alta en el RETA y en Hacienda. Has hecho el trabajo. El cliente te ha dado el visto bueno. Ahora toca emitir la factura — y aquí es donde muchos autónomos cometen los primeros errores. Una factura mal hecha puede ser rechazada por tu cliente, generarte problemas con la AEAT o simplemente cobrarte menos de lo que deberías.
📋 Contenido
Antes de facturar: lo que necesitas tener listo
Para emitir tu primera factura necesitas tener a mano:
- Tu nombre completo y NIF (o razón social y CIF si tienes SL)
- Tu domicilio fiscal (el que diste en el alta de Hacienda)
- Nombre, NIF/CIF y dirección del cliente (imprescindible si es empresa)
- La descripción clara del servicio prestado o producto entregado
- El importe acordado sin impuestos
Campos obligatorios en toda factura española
El Reglamento de Facturación (RD 1619/2012) establece los campos mínimos que debe tener cualquier factura emitida en España:
Número y serie de factura
Obligatoriamente correlativo. La primera factura puede ser F2026-001, A-001 o cualquier formato que elijas — lo importante es que sea secuencial y sin saltos. El número no puede repetirse nunca en el mismo ejercicio.
Fecha de expedición
La fecha en que emites la factura. Debe coincidir o ser posterior a la fecha en que prestaste el servicio. Puedes fechar la factura el mismo día que entregas el trabajo o en los días siguientes, pero no en una fecha anterior al servicio.
Datos completos del emisor
Tu nombre completo (o razón social), NIF y domicilio fiscal. Son los mismos datos con los que te diste de alta en el Modelo 037. No uses un domicilio diferente al fiscal.
Datos del destinatario
Si tu cliente es una empresa, autónomo o profesional: nombre/razón social, NIF/CIF y dirección. Si es un particular, basta con el nombre — aunque es recomendable añadir su DNI si el importe supera 400 €.
Descripción del servicio o producto
Tiene que ser suficientemente descriptiva para que quede claro qué has prestado. No vale solo "Servicios profesionales" — escribe "Diseño web — página corporativa fase 1" o "Consultoría estratégica — sesión 3 horas".
Base imponible, tipo impositivo e importe del impuesto
La base imponible es el precio sin impuestos. El tipo impositivo es el porcentaje de IVA que aplicas (21%, 10% o 4%). La cuota es el resultado: base × tipo. Todo desglosado, nunca un único importe global.
Importe total a pagar
La suma de base + IVA − retención de IRPF (si aplica). Es el dinero exacto que debe transferirte el cliente.
¿Tienes que poner IVA en tu primera factura?
La respuesta corta: casi siempre sí, a menos que tu actividad esté expresamente exenta.
Las actividades exentas de IVA más comunes son:
- Servicios médicos y sanitarios (médicos, psicólogos, fisioterapeutas)
- Servicios educativos reglados (clases en centros autorizados)
- Servicios financieros y de seguros
- Arrendamiento de vivienda habitual
Si tu actividad no está en ninguna de estas categorías — diseño, programación, marketing, consultoría, redacción, fotografía, etc. — aplicas IVA del 21% en la gran mayoría de servicios.
- Diseño gráfico / web
- Programación / desarrollo
- Marketing y publicidad
- Consultoría de negocio
- Fotografía y vídeo
- Redacción y traducción
- Formación privada no reglada
- Servicios de gestión / admin
- Servicios médicos (exento)
- Psicología clínica (exento)
- Enseñanza reglada (exento)
- Alquiler vivienda (exento)
- Alimentos básicos (4%)
- Libros y revistas (4%)
- Peluquería (21%)
- Hostelería (10%)
¿Tienes que poner retención de IRPF?
La retención de IRPF solo aplica cuando se cumplen las tres condiciones simultáneamente:
- El cliente es una empresa o profesional (no un particular)
- El cliente está establecido en España
- Tu actividad está catalogada como "actividad profesional" según el artículo 75 del RIRPF (que incluye casi todos los servicios intelectuales y creativos)
El tipo de retención en 2026:
- 7% — durante el año del alta y los dos siguientes (primeros 3 años)
- 15% — a partir del cuarto año y en adelante
Ejemplo real de una primera factura
Supongamos que eres diseñador, llevas 1 año dado de alta (retención 7%) y has hecho un logo para una empresa española por 1.200 €. Así quedaría la factura:
Calle Mayor 1, 28001 Madrid
Av. Diagonal 10, 08001 Barcelona
La numeración: el error más frecuente
La numeración de facturas debe ser correlativa y sin saltos dentro de cada serie. Esto significa:
- No puedes emitir la factura 003 sin haber emitido la 001 y la 002
- No puedes eliminar una factura emitida — si hay un error, emites una factura rectificativa
- Puedes usar diferentes series (A, B, F, R…) para distintos tipos de clientes o actividades, siempre que cada serie sea correlativa
- La numeración suele reiniciarse cada año:
F2026-001,F2026-002… y al año siguienteF2027-001
Cómo registrar la factura en tu libro de facturas
Estás obligado a llevar un libro de facturas emitidas y un libro de facturas recibidas. No tienen que estar en ningún formato oficial concreto — puede ser un Excel, un programa de facturación o incluso un documento Word — pero deben contener los datos básicos de cada factura.
Para cada factura emitida debes registrar:
- Número y serie
- Fecha de expedición
- NIF y nombre del destinatario
- Base imponible
- Tipo y cuota de IVA
- Retención de IRPF (si aplica)
Estos registros son los que usarás para rellenar el Modelo 303 (IVA) y el Modelo 130 (IRPF) cada trimestre.
Qué hacer cuando cobras la factura
Una vez que el cliente te paga, hay que hacer tres cosas:
- Registrar la fecha de cobro en tu libro (importante para el devengo del IVA)
- Separar el IVA: el 21% no es tuyo — es de Hacienda y lo tendrás que ingresar en el 303 trimestral. Transfiérelo a una cuenta separada o al menos anótalo
- Separar la reserva de IRPF: guarda también el 15–20% estimado para el pago fraccionado del Modelo 130
Preguntas frecuentes sobre la primera factura
¿Puedo hacer la factura en Word o hace falta software específico?
Puedes usar Word, Excel, Google Docs o cualquier herramienta siempre que la factura incluya todos los campos obligatorios. No existe ninguna obligación de usar software homologado para autónomos con facturación simple. Eso cambiará con la implantación progresiva de la facturación electrónica obligatoria (Verifactu), que en 2026 aún no afecta a todos los autónomos.
¿En qué formato envío la factura al cliente?
El formato más habitual es PDF. Enviarla por email es completamente válido legalmente. El cliente puede pedirte factura electrónica en formato XML (Facturae) si tiene sistemas automatizados de contabilidad, pero para la mayoría de autónomos el PDF por email es suficiente.
¿Qué pasa si el cliente no me paga?
El IVA devengado lo debes ingresar a Hacienda aunque el cliente no te haya pagado (con ciertas excepciones para créditos incobrables tras 6 meses). Si un cliente no paga, tienes que enviar un burofax reclamando el pago, y si persiste el impago puedes ir a juicio verbal para deudas inferiores a 2.000 € o solicitar un proceso monitorio para importes mayores.
¿Cuándo tengo que emitir la factura?
En general, la factura debe emitirse en el momento del devengo del IVA, que coincide con la prestación del servicio o la entrega del bien. En la práctica, puedes emitirla el mismo día que entregas el trabajo o en los días inmediatamente posteriores. Para operaciones con empresas, tienes hasta el día 16 del mes siguiente al trimestre.