Emitir facturas correctas desde el primer día es obligatorio y más fácil de lo que parece. Una factura mal hecha puede acarrear sanciones y problemas con tus clientes. Con esta plantilla ya tienes todos los campos listos.
Campos obligatorios en una factura de autónomo
La normativa española exige que toda factura incluya, como mínimo:
- Número de factura y serie (la numeración debe ser correlativa y sin saltos)
- Fecha de expedición
- Datos del emisor: nombre/razón social, NIF, domicilio fiscal
- Datos del receptor: nombre/razón social y NIF/CIF (obligatorio si el cliente es empresa o profesional)
- Descripción de los bienes o servicios prestados
- Base imponible (importe sin impuestos)
- Tipo de IVA y cuota de IVA repercutido
- Retención de IRPF si aplica (y su porcentaje)
- Importe total a pagar
Estructura de una factura: ejemplo práctico
Aquí tienes un ejemplo de cómo quedaría el bloque de importes en una factura típica de un autónomo profesional:
¿Cuándo hay que poner IRPF en la factura?
La retención de IRPF solo aplica cuando:
- El cliente es una empresa o profesional (no un particular)
- El cliente está en España (residentes fiscales)
- Estás en estimación directa y tu actividad es "profesional" según el RIRPF
Si facturas a particulares o a clientes en el extranjero, generalmente no aplicas retención de IRPF.
Series de facturación
Puedes usar diferentes series para organizar tu facturación. Por ejemplo:
- Serie A: facturas nacionales con IVA
- Serie B: facturas a clientes de la UE (sin IVA, inversión del sujeto pasivo)
- Serie R: facturas rectificativas
Lo importante es que dentro de cada serie la numeración sea correlativa, sin saltos ni repeticiones a lo largo del año.
¿Puedo usar Word o Excel para facturar?
Sí, la ley no exige ningún software específico. Puedes facturar con Word, Excel, Google Docs o cualquier herramienta siempre que las facturas incluyan todos los campos obligatorios y puedas conservarlas durante al menos 4 años.
Si facturas mucho, a partir de cierto volumen puede valer la pena usar software de facturación específico (Holded, Billin, Sage) para automatizar cálculos y llevar un mejor registro.
Conservación de facturas: obligación legal
Estás obligado a conservar todas las facturas emitidas y recibidas durante al menos 4 años desde la fecha de presentación de la declaración a la que corresponden. La AEAT puede revisar cualquier ejercicio dentro de ese plazo.
Guarda siempre una copia digital (en la nube mejor que en local) y la versión original en papel o PDF.